ビジネスシーンで英語の電話対応するとき、「何を話せばいいのか分からない。」「緊張して言葉が詰まってしまう。」というような悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

こちらの記事では、英語電話対応の重要性、電話を受ける際の定番フレーズ、電話をかける際の定番フレーズについて紹介いたします。

本記事を読むことで、あなたの英語電話対応の質を上げることが出来るはずです。

英語の電話対応で緊張する理由と対処法

電話は、直接コミュニケーションが取れること、対応・解決が早いことから、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールの1つです。

グローバル化によって、英語での電話対応の機会も増えていることからも、英語電話対応の重要性が分かります。

英語での電話はなぜ緊張するの？

電話は、相手の表情やジェスチャーなどの視覚情報がないため、音声のみで理解しなければいけません。

そのため、英語に慣れていないと電話の内容を正しく理解出来るか不安に感じる方も多く、これが緊張につながるのです。

場数が足りない

緊張してしまう原因の1つが慣れていないことです。

普段から英語に触れる機会、場数が少ない状態で、突然の英語の電話対応は、誰でも不安に思うはずです。

「理解できなかったらどうしよう」そんな不安が緊張につながります。

経験を積むほど、臨機応変に対応する力も同時についてくるため、挫折せずに根気よく継続する努力が大切です。

英語の電話でよく使うフレーズを知らない

電話対応では、決まり文句があったり、相手との立場を考えて言葉を発したりする必要があります。

そのため、英語の基礎力がある程度ついていたとしても、即座にビジネス英語に変換することは、想像以上に難しく感じるでしょう。

ニュアンスで伝わるレベルではなく、適切な言葉づかいで相手とコミュニケーションが取れるように、まずはフレーズを覚えることから始めることをおすすめします。

英語電話対応で緊張する理由と対処法

英語の電話対応で緊張してしまう原因としては、「場数が足りない」「よく使うフレーズを知らない」の2つが考えられます。

今回は、この2つの原因の対策方法をそれぞれご紹介します。

英会話教室に通う

英語を話す場数を増やすためには、実践する場が必要になります。

普段の生活の中では、なかなか英語を使用する機会を作ることは難しいため、英会話教室に通うなど、英語を話す機会を自ら作ることが大切です。

その場で間違った表現を修正出来るだけでなく、発音矯正なども可能であるため、より効果的な学習が進められます。

金銭面に余裕のある方は、英会話教室の利用も考えてみると良いでしょう。

フレーズを覚える

英語での電話対応には、基本のパターンがいくつかあります。

そのため、まずは基本のパターンに応じた定番のフレーズを事前に覚えておくことが大切です。

そうすることで、緊張することなくスムーズに電話対応することが出来ます。

次の章で定番フレーズを様々紹介しているため、是非参考にしてみてください。

基本的な英語での電話対応の流れを解説

この章では、基本的な英語の電話対応流れを解説していきます。

基本的な流れを知っておくだけでも、電話対応を上手にすることが出来ます。

電話を受けるときとかけるときのパターンに分けて解説していますので、両方とも確認してみてください。

電話を受ける時の会話の流れ

初めに、電話を受ける時の会話の流れを解説していきます。

電話を受けるときの基本的な会話の流れは以下のようになります。

以下で、それぞれの状況について詳しく解説していきます。

1：会社名を伝える

会社名を伝える時の例文

"Thank you for calling XX Corporation. This is Kenta Satou speaking."
→お電話ありがとうございます。xx社の佐藤健太です。

電話に出る際にはまず初めに、自分の名前と会社名を相手に伝えるようにしましょう。

電話対応は会社の顔となる部分のため、はっきりと相手に伝わる声量で喋るようにしましょう。

2：相手の名前・会社名・用件を聞く

相手の名前を確認する時

"May I have your name, please?"
→お名前を伺いしてもよろしいでしょうか？

会社名を確認する時

"Could you tell me the name of your company?"
→御社名を教えていただけますか？

用件を確認する時

"How can I help you?"
→ご用件をお伺いします。

自分の会社名を伝えた後には、相手の名前・会社名・用件を聞きましょう。

基本的には先方から、これらの内容を伝えられるはずです。

もしも、これらが聞き取れなかった際には、上の例文を参考に相手に聞き直すようにしましょう。

3-1：担当者に電話を取り次ぐ

担当者に電話を取り次ぐ際の例文

"Would you mind holding while I will confirm that for you?"
→確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか？

担当者に電話を取り次ぐ際には、上記の例文のように相手に伝えると良いでしょう。

担当者が電話に対応できるかどうかを確認する際には相手を待たせてしまうため、「少々お待ちください」との旨を相手に伝えるようにしましょう。

3-2：担当者が不在・電話に出られない場合

担当者が不在・電話に出られない場合の例文

"I’m afraid he is out of office right now."
→恐れ入りますが、ただいま外出中です。

担当者が不在の時や、ミーティングなどに出席しており電話に出られない際にはその旨を簡潔に伝えるようにしましょう。

相手に電話に出られない旨を伝える際には、「申し訳ありませんが（I’m afraid）」「残念ながら（I’m sorry）」という一言を添えると、より丁寧です。

4：電話を切る

電話を切る際の例文

"Thank you for calling."
→お電話ありがとうございました。

電話対応には決まり文句のような定番フレーズがあります。

自分の中で電話を切る際に相手に伝えるフレーズを覚えておくと、電話対応が楽になるでしょう。

電話をかける時の会話の流れ

次に、電話をかける時の会話の流れを解説していきます。

電話をかける時の基本的な会話の流れは以下の通りになります。

以下で、それぞれの状況について詳しく解説していきます。

1：自分の名前を伝える

自分の名前を伝える際の例文

"Hello, this is Akira　Itou of XX Corporation."
→もしもし、XX社の伊藤アキラです。

自分から電話を書ける際には、初めに自分の名前を伝えるようにしましょう。

自分の名前を伝える際には、上記の例文のように自分の会社名も一緒に伝えるのが一般的です。

2：担当者に取り次いでもらう

担当者に取り次いでもらう際の例文

"Could I speak to a sales representative?"
→営業担当者とお話しさせていただいたいのですが。

自分の名前と会社名を相手に伝えた後には、担当者に取り次いでもらうようにしましょう。

相手の担当者の名前を知っている際には、「Mr.」や「Ms.」を付けてフルネームで尋ねると丁寧で印象が良いです。

3-1：用件を伝える

用件を伝える際の例文

"I’m calling to inquire about XX."
→XXについてお聞きしたくお電話しました。

担当者に取り次いでもらう際には、電話をした用件を忘れずに伝えるようにしましょう。

用件を伝える際には、簡潔に分かりやすく伝えることが重要です。

3-2：担当者が不在の場合

担当者に伝言をお願いしたいとき

"Would you mind taking a message for me?"
→伝言をお願いできますか？

折り返しの電話をお願いしたい時

"Would you mind asking him to call me back?"
→折り返しのお電話をいただくよう、お伝えくださいますか？

先方の担当者が不在だった場合には、どのように対応して欲しいのかを簡潔に相手に伝えるようにしましょう。

伝言や折り返しの電話を希望する場合には、上記の例文を参考にしてみてください。

4：電話を切る

電話を切る際の例文

"Thank you for your time. Good bye."
→お時間をいただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。

電話を切る際には、相手に感謝の気持ちを伝えると共に、電話を切る意思を伝えるようにしましょう。

【受電】電話を受ける場面で必ず覚えるべき定番のフレーズ

英語の電話対応には、定番のフレーズがあります。

電話を受け取って出る時から電話を切るまで、一連の流れで使う定番のフレーズを覚えておくことで、電話対応の際に、焦ることなく落ち着いてスムーズに返答することが出来ます。

電話を受ける際の頻出パターン

電話を受け取る側での頻出パターンを7つ紹介します。

それでは、1つずつ見ていきましょう。

電話に出る際の定番フレーズ

電話に出る時の定番フレーズは以下になります。

電話に出る時の定番フレーズ

例文①"Thank you for calling 〇〇. This is 〇〇 speaking. How can I help you?"

例文②"Hello,〇〇 speaking. How can I help you?"

例文③"Hello,〇〇 speaking. May I help you?"

→お電話ありがとうございます。〇〇です。どのようなご用件でしょうか？

「How can I help you?」でも意味は通じますが、ビジネスシーンでは、より丁寧な「May I help you?」を使うべきでしょう。

普段使いの表現との使い分けを、意識するようにしましょう。

相手の氏名や会社名を聞く定番フレーズ

相手の氏名や会社名を聞く時の定番フレーズは以下になります。

相手の氏名や会社名を聞く時の定番フレーズ

"May I have your name please?"
→お名前を伺ってもよろしいでしょうか？

"Can I have your company name, please?"
→御社名を教えていただけますか？

"I’m sorry, could I have your name again?"
→申し訳ありませんが、もう一度お名前を伺えますか？

聞き取れなかった場合には、きちんと聞き返すことも大切です。

担当者を確認する際の定番フレーズ

担当者を確認する時の定番フレーズは以下になります。

担当者を確認する時の定番フレーズ

例文①"Who would you like to speak to?"

例文②"Who are you calling, please?"
→誰におかけですか？

"There are two 〇〇s here. Do you know which department he belongs to?"
→〇〇は2人おりますが、所属部署はご存知ですか？

同じ名前の方が2人いる場合もあるため、確実に取り次ぐためにも、所属部署も特定しておくと良いでしょう。

お願いする際に、「～してください」の「please」を使うと直接的になってしまうため、使用を控えた方が丁寧になります。

担当者に取り次ぐ際の定番フレーズ

担当者に取り次ぐ時の定番フレーズは以下になります。

担当者に取り次ぐ時の定番フレーズ

"I'll transfer you to the person in charge."
→担当者におつなぎします。

"I’ll put you through to 〇〇."
→〇〇におつなぎします。

"Let me transfer you to 〇〇."
→〇〇におつなぎします。

〇〇に人の名前ではなく、会社の部署名が入る場合には、「the」が必要なので覚えておきましょう。

「transfer you」「put you」のイディオムを定着させておくと、迷うことはありません。

担当者が不在の際の定番フレーズ

担当者が不在の時の定番フレーズは以下になります。

担当者が不在の時の定番フレーズ

"I’m afraid she is out right now."
→すみません、ただいま外出中です。

"Would you like to leave a message?"
→ご伝言を承りましょうか？

"Would you like her to call you back later?"
→あとで折り返しさせましょうか？

担当者が不在の場合には、伝言をもらっておくか、折り返しの電話をするかを確認しておきましょう。

日本語だと主語は自分か社内の人になりますが、英訳にすると主語が相手になるので注意が必要です。

電話を切る際の定番フレーズ

電話を切る時の定番フレーズは以下になります。

電話を切る時の定番フレーズ

"Is there anything I can help?"
→他にご用件はございますか？

"Thank you for calling."
→お電話ありがとうございました。

"Have a nice day."
→よい一日を。

電話を切る前には、他に要件がないかどうかを確認して、気持ちの良い挨拶をして電話を終わらせましょう。

少し待ってもらう際の定番フレーズ

相手に少し待ってもらう時の定番フレーズは以下になります。

相手に少し待ってもらう時の定番フレーズ

例文①"Just a moment, please."

例文②"Please hold for just a minute."

例文③"If you could hold for a moment."
→少々お待ちください。

担当者へ取り次ぐ時や電話を保留する時など、相手を待たせてしまう時に使用します。

3種類の伝え方があるため、まずは自分にとって言いやすいものから使っていきましょう。

【架電】電話をかける場面で必ず覚えるべき定番フレーズ

電話をかける時も、電話を受け取る時と同様に、定番のフレーズがあります。

電話を切るまでの一連の流れで使う定番のフレーズを覚えておくことで、電話をかける際に、焦ることなく落ち着いてスムーズに話すことが出来ます。

電話をかける際の頻出パターン

電話をかける側での頻出パターンを6つ紹介します。

それでは、1つずつ見ていきましょう。

相手が電話を受け取った際の定番フレーズ

相手が電話を受け取った際の定番フレーズは以下になります。

相手が電話を受け取った際の定番フレーズ

例文①"Hello, this is 〇〇."

例文②"Hello, My name is 〇〇."
→もしもし、〇〇です。

"Hello, this is 〇〇 from 〇〇 corporation."
→お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

冒頭の「Hello」は、時間帯に応じて、「Good morning」や「Good afternoon」、「Good evening」への変更が必要です。

自社名も併せて伝え方が、相手に自分が何者かをすぐに伝えられるので、なるべく名前だけで終わらせないようにしましょう。

担当者に取り次いでもらう際の定番フレーズ

担当者に取り次いでもらう際の定番フレーズは以下になります。

担当者に取り次いでもらう際の定番フレーズ

"Is 〇〇 there?"
→〇〇さんはいますか？

"May I speak to 〇〇?"
→〇〇さんはいらっしゃいますか？

"I would like to speak to 〇〇 please."
→〇〇さんとお話したいです。

ビジネスシーンでは、「May I speak to 〇〇?」や「I would like to speak to 〇〇 please.」の言い回しを使うことをおすすめします。

部署名が分かっていれば、併せて伝えられると良いでしょう。

担当者が不在の場合の定番フレーズ

担当者が不在の場合の定番フレーズは以下になります。

担当者が不在の場合の定番フレーズ

"Can I leave a message?"
→伝言をお願い出来ますか？

"Could you tell him I called?"
→電話があったことをお伝えいただけますか？

"Could you tell him to call me back when he returns?"
→戻りましたら折り返しお電話をいただきたいとお伝え願えますか？

担当者が不在の場合には、こちらから伝言を伝えていただくか、折り返し電話をいただくのか、提案出来るように定番フレーズを覚えておくと良いでしょう。

フレーズが長いと感じる方は、塊ごとにスラッシュを入れて意味を確認すると覚えやすいです。

要件を伝える際の定番フレーズ

要件を伝える際の定番フレーズは以下になります。

要件を伝える際の定番フレーズ

例文①"I’m calling to 〇〇（動詞）."

例文②"I’m calling about 〇〇（名詞）."
→〇〇の件でお電話差し上げました。

"I would like to discuss 〇〇."
→〇〇についてご相談したいです。

「I’m calling〜」のフレーズでは、「to」の後には動詞、「about」の後には名詞が入ります。

なるべく用件は、最初に簡潔に示しましょう。

電話を切る際の定番フレーズ

電話を切る際の定番フレーズは以下になります。

電話を切る際の定番フレーズ

"It was nice talking to you."
→お話できてよかったです。

"Thank you for taking the time to speak with me."
→お話しするお時間をいただきありがとうございました。

"Okay, thank you for your time. Goodbye."
→お時間ありがとうございました。では失礼します。

電話を切る際には必ずお礼を入れて、気持ち良く相手との電話を終えることの出来るように定番のフレーズを覚えておきましょう。

【留守電】メッセージを残す際の定番フレーズ

相手が電話に出なかった際に、留守番電話でメッセージを残す時の定番フレーズを紹介していきます。

留守番電話でメッセージを残す際の定番フレーズは以下の通りです。

留守番電話でメッセージを残す際の定番フレーズ

"Hello, this is ◯◯ of XX. "
"I’m calling regarding 〜."
→こんにちは、XX会社の◯◯（自身の名前）です。〜の件でお電話をさせていただいています。

"Please call me when it’s convenient for you."
→ご都合の良いときにお電話ください。

"My phone number is ○○○-XXX-△△△."
→私の電話番号は○○○-XXX-△△△です。

上記のような流れで留守番電話を残すと良いでしょう。

留守番電話を残す際には、初めに自分の名前と会社名を、次に電話の内容・用件を伝えましょう。

そのあとに、留守番電話を聞いたらどのようにしいて欲しいのかを簡潔に伝えましょう。

最後には、かけ直して欲しい電話番号を忘れずに伝えるようにしましょう。

これらの3つの流れを覚えておくだけで留守番電話を緊張せずに行うことが出来ます。

英語電話対応を学べるおすすめ英会話

独学の場合は、実践の場があまり無いため、いきなり本番となってしまうケースも多くなってしまいます。

少しでも練習の機会を増やしたい方は、英会話を利用することがおすすめです。

トライ式英会話

トライ式英会話の基本情報
対象年齢	幼児～大人
対象地域	全国
レッスン形式	マンツーマン・オンライン

 

トライ式英会話の特徴

トライ式英会話では、講師と教育プランナーの2人体制で生徒をサポートしているため、レッスンだけでなく家庭学習についてもアドバイス可能です。

また、オンライン英会話となるため、忙しい社会人・大学生の方でも場所や時間を選ば無くて良いというメリットもあります。

レッスンでは、4技能の向上を意識したものとなっており、ネイティブ講師とのレッスンで実践練習だけでなく発音の指導も可能です。

事前にカウンセリングがあるので、そこで現状の英語力やライフスケジュール、目的を考慮して最適な学習プランを提案しています。

トライ式英会話の口コミ・評判

次に、トライ式英会話の評判をご紹介します。

カリキュラムはトライしか買えない教材があり、教材はとても充実している印象があります。

他の教科の教材を塾で購入でき、塾長がどんな教材を進めていくと良いかアドバイスしてくれてわかり易かったのが良かったです。

他にも、講師の方はどの方も素晴らしくて満足しています。

料金的には個別指導の割りには安価でありながら、先生も親身になって相談にはのってくれたのが良かったです。

出典：EnglishSearch

料金が高いと感じるかどうかは様々ですが、相応の指導であることが分かります。

レッスンが充実しているという声が、多く上がっていました。

トライ式英会話は、講師は経験豊富で、わかりやすく丁寧な指導をしてくれました。

カリキュラムはバラエティに富んでおり、リーディング、リスニング、スピーキング、ライティングなど、幅広いスキルをバランスよく学ぶことができました。

また、受講生一人ひとりに合わせたサポート体制が整っており、自分の学習ペースや目標に合わせたカスタマイズが可能でした。

学習環境も快適で、静かな教室やオンライン授業の選択肢もありました。

料金面では他の教室と比較してもリーズナブルであり、コストパフォーマンスに優れていました。

全体的にトライ式英会話は信頼性の高い教室であり、英語学習を本気で取り組む人におすすめです。

出典：EnglishSearch

生徒一人ひとりに対するサポート体制についても、良い口コミが多く上がっています。

先生との都合も合わせる必要がありますが、実際にレッスン時間の融通が効きやすいことが分かります。

「トライ式英会話」の他の口コミを確認したい方は、下記リンクから他の口コミを見ることができます。

トライ式英会話のコース・料金

完全オーダーメイドのカリキュラムとなるため、指導内容や料金はカウンセリングで決定致します。

その際に、ビジネスシーンでの英語を使った電話対応の指導をしてほしい旨を伝えておきましょう。

自分の業種も伝えておくと、情報が具体的になり、講師もそれに近い経験を持った方がいるかもしれないためおすすめです。

興味のある方は、一度無料カウンセリングに申し込んでみてはいかがでしょうか。

まとめ

電話は、直接コミュニケーションが取れること、対応・解決が早いことから、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールです。

昨今は、グローバル化によって、ビジネスシーンにおける英語での電話対応の機会が増えています。

英語の電話対応は、相手の視覚的情報がなく、音声だけの情報になるため、焦ってしまう方もいるでしょう。

そんな不安や緊張を解消するためには、英語に触れる場数を増やして英語に慣れたり、電話の際の定番フレーズをおさえたりすることが大切です。

まずは、出来ることから始めてみましょう。