ビジネスシーンでの英語電話対応の重要性とは？

電話は、直接コミュニケーションが取れること、対応・解決が早いことから、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールの1つです。

グローバル化によって、英語での電話対応の機会も増えていることからも、英語電話対応の重要性が分かるだろう。

英語での電話はなぜ緊張するの？

電話は、相手の表情やジェスチャーなどの視覚情報がないため、音声のみで理解しなければいけません。

そのため、英語に慣れていないと理解できるか、不安に感じる方も多いでしょう。

そして、その理解できるか分からない不安が、緊張につながるのです。

場数が足りない

緊張してしまう原因の1つが慣れていないことです。

普段から英語に触れる機会、場数が少ない状態で、突然の英語の電話対応は、誰でも不安に思うはずです。

「理解できなかったらどうしよう」そんな不安が緊張につながります。

英語の電話でよく使うフレーズを知らない

英語の電話対応でよく使うフレーズを知らずに電話対応をすると、「理解できないことがあったらどうしよう」「スムーズに返答できなく無言になったらどうしよう」という不安に陥ります。

その不安が緊張の原因となります。

緊張しないための対策法とは？

英語の電話対応で緊張してしまう原因としては、「場数が足りない」「よく使うフレーズを知らない」の2つが考えられます。

今回は、この2つの原因の対策方法をそれぞれご紹介します。

ぜひ参考にしてみてください。

英会話教室に通う

英語を話す場数を増やすためには、実践する場が必要になります。

普段の生活の中では、なかなか英語を使用する機会を作ることは難しいため、英会話教室に通うなど、英語を話す機会を自ら作ることが大切です。

フレーズを覚える

英語での電話対応には、基本のパターンがあります。

そのため、まずは基本のパターンに応じた定番のフレーズを事前に覚えておくことが大切です。

そうすることで、緊張することなくスムーズに電話対応することができます。

電話を受ける場面で必ず覚えるべき定番のフレーズとは？

英語の電話対応には、定番のフレーズがあります。

電話を受け取って出る時から電話を切るまで、一連の流れで使う定番のフレーズを覚えておくことで、電話対応の際に、焦ることなく落ち着いてスムーズに返答することができます。

電話を受ける際の頻出パターン

電話を受け取る側での頻出パターンを7つ紹介します。

それでは、1つずつ見ていきましょう。

電話に出る　定番フレーズ

電話に出る時の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
Thank you for calling 〇〇. This is 〇〇 speaking. How can I help you?	お電話ありがとうございます。〇〇です。どのようなご用件でしょうか？
Hello,〇〇 speaking. How can I help you?
Hello,〇〇 speaking. May I help you?

「How can I help you?」でも意味は通じますが、ビジネスシーンでは、より丁寧な「May I help you?」を使うべきです。

相手の氏名や会社名を聞く　定番フレーズ

相手の氏名や会社名を聞く時の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
May I have your name please?	お名前を伺ってもよろしいでしょうか？
Can I have your company name, please?	御社名を教えていただけますか？
I’m sorry, could I have your name again?	申し訳ありませんが、もう一度お名前を伺えますか？

聞き取れなかった場合には、きちんと聞き返すことも大切です。

担当者を確認する　定番フレーズ

担当者を確認する時の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
Who would you like to speak to?	誰におかけですか？
Who are you calling, please?
There are two 〇〇s here. Do you know which department he belongs to?	〇〇は2人おりますが、所属部署はご存知ですか？

同じ名前の方が2人いる場合もあるため、確実に取り次ぐためにも、所属部署も特定しておくと良いでしょう。

担当者に取り次ぐ　定番フレーズ

担当者に取り次ぐ時の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
I'll transfer you to the person in charge.	担当者におつなぎします。
I’ll put you through to 〇〇.	〇〇におつなぎします。
Let me transfer you to 〇〇.	〇〇におつなぎします。

〇〇に人の名前ではなく、会社の部署名が入る場合には、「the」が必要なので覚えておきましょう。

担当者が不在　定番フレーズ

担当者が不在の時の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
I’m afraid she is out right now.	すみません、ただいま外出中です。
Would you like to leave a message?	ご伝言を承りましょうか？
Would you like her to call you back later?	あとで折り返しさせましょうか？

担当者が不在の場合には、伝言をもらっておくか、折り返しの電話をするかを確認しておきましょう。

電話を切る　定番フレーズ

電話を切る時の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
Is there anything I can help?	他にご用件はございますか？
Thank you for calling.	お電話ありがとうございました。
Have a nice day.	よい一日を。

電話を切る前には、他に要件がないかどうかを確認して、気持ちの良い挨拶をして電話を終わらせましょう。

少し待ってもらう　定番フレーズ

少し待ってもらう時の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
Just a moment, please.	少々お待ちください。
Please hold for just a minute.
If you could hold for a moment.

担当者へ取り次ぐ時や電話を保留する時など、相手を待たせてしまう時に使用します。

電話をかける場面で必ず覚えるべき定番のフレーズとは？

電話をかける時も、電話を受け取る時と同様に、定番のフレーズがあります。

電話をかける際から電話を切るまで、一連の流れで使う定番のフレーズを覚えておくことで、電話をかける際に、焦ることなく落ち着いてスムーズに話すことができます。

電話をかける際の頻出パターン

電話をかける側での頻出パターンを6つ紹介します。

それでは、1つずつ見ていきましょう。

相手が電話を受け取った際　定番フレーズ

相手が電話を受け取った際の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
Hello, this is 〇〇.	もしもし、〇〇です。
Hello, My name is 〇〇.
Hello, this is 〇〇 from 〇〇 corporation.	お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

冒頭の「Hello」は、時間帯に応じて、「Good morning」や「Good afternoon」、「Good evening」に変更しましょう。

担当者に取り次いでもらう　定番フレーズ

担当者に取り次いでもらう際の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
Is 〇〇 there?	〇〇さんはいますか？
May I speak to 〇〇?	〇〇さんはいらっしゃいますか？
I would like to speak to 〇〇 please.	〇〇さんとお話したいです。

ビジネスシーンでは、「May I speak to 〇〇?」や「I would like to speak to 〇〇 please.」の言い回しを使うのが良いでしょう。

担当者が不在の場合　定番フレーズ

担当者が不在の場合の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
Can I leave a message?	伝言をお願いできますか？
Could you tell him I called?	電話があったことをお伝えいただけますか？
Could you tell him to call me back when he returns?	戻りましたら折り返しお電話をいただきたいとお伝え願えますか？

担当者が不在の場合には、こちらから伝言を伝えていただくか、折り返し電話をいただくのか、提案できるように定番フレーズを覚えておくと良いでしょう。

要件を伝える　定番フレーズ

用件を伝える際の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
I’m calling to 〇〇（動詞）.	〇〇の件でお電話差し上げました。
I’m calling about 〇〇（名詞）.
I would like to discuss 〇〇.	〇〇についてご相談したいです。

「I’m calling〜」のフレーズでは、「to」の後には動詞、「about」の後には名詞が入ります。

なるべく用件は、最初に簡潔に示しましょう。

電話を切る　定番フレーズ

電話を切る際の定番フレーズは以下になります。

定番フレーズ	和訳
It was nice talking to you.	お話できてよかったです。
Thank you for taking the time to speak with me.	お話しするお時間をいただきありがとうございました。
Okay, thank you for your time. Goodbye.	お時間ありがとうございました。では失礼します。

では失礼します。

電話を切る際には、必ずお礼を入れて、気持ち良く相手との電話を終えることのできるように定番のフレーズを覚えておきましょう。

英語の電話対応に役立つビジネス英会話が学べる英会話スクール

イングリード(ENGLEAD)

イングリードの基本情報
対象年齢	10代～50代
指導形式	マンツーマン指導
授業形態	オンライン
料金	119,625円/月（税込）～ 料金プランの詳細はこちら⇒
公式サイト	https://englead.jp/

応用言語学を活用した効果的な英語学習

イングリードでは、第二言語習得論に基づいて個別カリキュラムを作成し、応用言語学を活用した効果的な英語学習を行っていきます。

4技能や発音など必要に応じて重点的にトレーニングを行い、ただ英語を知っているだけでなく、実際に使える英語の習得を目指します。

また、無駄なく効率的に学習を行うため、1日に必要な学習時間やトータルの学習期間などを明確に分析します。

オリジナルアプリでの学習管理と優秀なコーチ陣

イングリードでは、オリジナルの学習管理システム「ENGLEAD Mgr」を用いて学習管理をしていくことによって、効率的に学習でき、挫折せずに英語学習を継続していくことができます。

また、海外就労経験などのある優秀なコーチ陣が質の高い学習を行ってくれるため、生徒一人一人に寄り添った手厚い学習サポートを提供しくれるため、着実に目標達成向けた学習をすることができます。

明確な目標を持ち、確実に英語力をステップアップさせてたい方に非常におすすめの英語コーチングです。

イングリード(ENGLEAD)の料金・費用

イングリードの料金・費用
入会金	55,000円（税込）
サブスクプラン	137,500円/月（税込） 料金プランの詳細を確認する⇒
長期一括プラン	119,625円/月（税込） 料金プランの詳細を確認する⇒

イングリードの入会金は、55,000円（税込）となっております。

また、料金プランはサブスクプランと長期一括プランの2種類があります。

サブスクプランはその名の通り、月額で支払いを行うプランとなっており、月額137,500円となります。

長期一括プランは最低6カ月からの契約となり、契約期間が長くなるに連れ月額が安くなります。

一括で受講料の支払いが可能な場合は、長期一括プランでお支払いするのがお得です。

料金プランについての詳細は、公式サイトよりご確認ください。

イングリード(ENGLEAD)の口コミ・評判

イングリードの特徴であるカウンセリングからカリキュラムの受講まですべてオンラインで完結する点や、専属のコーチが私のスケジュールや英語のレベル、苦手分野を考慮した学習カリキュラムを作成してくれる点が、受講を決意した決め手です。

出典：ENGLEAD公式サイト

コーチは私の1番の目標であった「自分の意見を英語ではっきりと相手に伝える」ことを実現するためのカリキュラム設計をしてくださり、その目標に向けて、自分の足りない部分を補うための英語学習の道筋を明確に示してくださったため、3ヶ月間モチベーションを高く学習を続けることができました。

出典：ENGLEAD公式サイト

カウンセリングからレッスンの受講までオンラインで完結するため、実際に通うよりもレッスンの受講のハードルが低いことがわかります。

その一方で、専属コーチや個別に合わせて作成してもらった個別のカリキュラムの質が高く、生徒の現状などをしっかり分析してくれるので、目標を達成することに非常に効果的に学習出来ていることがわかります。

さらに、自分になにが足りないかなどを明確に示してくれるため、モチベーションを維持しつつ学習を行えたこともわかります。

イングリード(ENGLEAD)の無料カウンセリング

イングリードでは、無料カウンセリングを行っています。

無料カウンセリング受講の手順は上記の通りです。

まずは、予約フォームにて必要な情報を入力します。

その際、Zoomでカウンセリングを行う日時を選択する必要があるため、前もって60分程時間を確保できる日程を確認しておきましょう。

その後、日時確定メールが送信されるため、間違いがないか内容を確認しておきましょう。

また、日時確定メールにアンケートが添付されているため、カウンセリングまでに事前アンケートを記入しておくようにしましょう。

そして、カウンセリング用のリンクがメールで送られるため、日時当日にカウンセリングに参加しましょう。

まとめ

電話は、直接コミュニケーションが取れること、対応・解決が早いことから、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールです。

昨今は、グローバル化によって、ビジネスシーンにおける英語での電話対応の機会が増えています。

英語の電話対応は、相手の視覚的情報がなく、音声だけで理解をしなければなりません。

すると、英語に慣れていない人にとっては、理解できるか不安になり、その不安が緊張につながることでしょう。

そんな不安や緊張を解消するためには、英語に触れる場数を増やして英語に慣れたり、電話の際の定番フレーズをおさえたりすることが大切です。

まずは、できることからで良いので始めてみましょう。