ビジネスメールを英語で送らなければいけないけど「英語メールの書き方が分からない」「英語メールのマナーが分からない」というようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回の記事では、ビジネス英語メールの構成やテンプレート、実際の具体例を交えた書き方について紹介いたします。

本記事を読むことで、ビジネス英語メールで困ることはなくなることでしょう。

ビジネスメールを英文で書く際の基本フォーマットとは？

初めに、英文で書く際のビジネスメールの基本的なフォーマットについて解説していきます。

基本的に、ビジネスメールを英文で書く際のフォーマットや構成は日本語でビジネスメールを作成する際と同じです。

ビジネスメールは以下のように、6つの項目で構成されています。

ここからは、それぞれの項目について例文とともに詳しく解説していきます。

1.【件名】内容がすぐわかるタイトルをつける

毎日大量に届くメールのなかで、相手に自分が送ったメールを開いてもらうためには「件名」に内容がすぐわかるタイトルをつけることが重要です。

返信が必要なのか、急ぎなのかがわかるようなタイトルにするのも良いでしょう。

"About Meeting（会議について）"のような短すぎるタイトルは漠然としているため、出席者の名前や日にちなどの情報も一緒に入れると、どの会議に関するメールなのかが明確になります。

「件名」の例文

ビジネスシーンでよくあるメールの件名の例文を見てみましょう。

ビジネスメール「件名」の例文

"Meeting Request with Mike on Apr. 25"
→マイクとの4月25日の会議出席依頼

"Inquiry:2022 Service Catalog."
→問い合わせ：2022年サービスカタログ

"Please reply by end of this month:Christmas Party"
→今月末までに要返信：クリスマスパーティー

このように、件名を見るだけで「日程」と「内容」の見分けが付くようにしましょう。

また、期日までに返信がほしいときには、締切がすぐにわかる件名をつけると見てもらいやすくなります。

2.【宛先】DearとHiを使い分ける

宛先は、日本語の「◯◯様」にあたる"Dear"を使うのが一般的です。

"Dear"のあとはMr./Ms.などの敬称と名字、または、敬称なしでファーストネームを続けます。

英語圏では、取引先の担当者同士でもお互いをファーストネームで呼び合うことは珍しくありませんが、初めてメールを送るときや迷ったときは敬称をつけるほうが無難です。

何度かメールのやり取りをして親しくなると、"Dear"の代わりに"Hi"でメールを書き始めることもあります。

Toはあまり使用しない表現

メールの宛先で使われる表現としては"To"もあります。

宛先がわからない場合などに"To whom it may concern"のように使います。

しかし、逆にいうとこれ以外の状況ではあまり使われない表現です。

「宛先」の例文

ビジネスメール「宛先」の例文

"Dear Mr.Tanaka."
→田中様（男性）

"Dear Ms.Satou."
→佐藤様（女性）

"Dear James."
→ジェームズさんへ

"To whom it may concern"
→ご担当者様へ

覚えておくと使えるビジネスメールの宛先の例文は上記の通りです。

相手と自分との関係や距離感を考慮したうえで、適切な宛先の書き方を選ぶようにしましょう。

3.【書き出し】挨拶や自己紹介から始める

相手が取引先であっても同じ会社の同僚であっても、初めてメールを送るとき、書き出しの部分では挨拶のあとに簡単な自己紹介を記載しましょう。

自己紹介で伝えたい情報は、会社名と所属・担当です。

「書き出し」の例文

ビジネスメール「書き出し」の例文

"My name is Kato from XX Corporation."
→XX会社の加藤です。

"I’m in charge of sales."
→営業を担当しています。

英語には「よろしくお願いいたします。」にあたる表現がないため、"I am looking forward to working with you（一緒に働けるのを楽しみにしています）"などで締めます。

4.【用件】初めにメールの趣旨を簡潔に述べる

書き出しの次の本文には、どのような用件でこのメールを送ったのかという理由や趣旨を簡潔に述べるようにしましょう。

また、完結に内容を記載することで相手にアクションを促すことにも繋がります。

「用件」の例文

ビジネスメール「用件」の例文

"I am writing to inform you that we will be launching our new product tomorrow."
→明日新商品を発売することをお伝えするためメールを差し上げます。

"Just to let you know that we have received our order today."
→ご注文をいただいた件、取り急ぎご報告申し上げます。

"I am writing with regard to confirming the delivery time."
→納期について確認したくご連絡しております。

上記の例のように、用件を簡潔に述べることを心掛けましょう。

また、「返信が欲しい」「スケジュール調整を依頼したい」などのお願いをする際は、必ずその旨の内容の記載も忘れずに書くようにしましょう。

5.【結び】短い挨拶で終わる

ビジネス英語メールの最後は、短い挨拶を書いて終わりましょう。

結びにあたる部分にはメールや手紙で使われる結びの挨拶にはフォーマルなものから、プライベートに友人同士で使われるようなカジュアルなものまでさまざまなパターンがあります。

以下はビジネス英語メールでよく使われる挨拶の例で、意味は日本語でいう「敬具」に近い表現です。

「結び」の例文

ビジネスメール「結び」の例文

【フォーマルの場合】

"Sincerely,"

"Sincerely yours,"

【ややフォーマルな場合】

"Kind regards,"

"Best regards,"

決まり文句として、毎回同じ表現を使っても問題ありません。

これらの挨拶のあとに自分の名前や署名などをつけて、メールの結びとします。

6.【署名】自分の会社名・名前・連絡先を記載する

ビジネスメールの最後には、自分の会社名・名前・連絡先を記載した署名を書くようにしましょう。

日本語で書くビジネスメールの署名と順番が異なる点があるため、注意が必要です。

「署名」の例文

ビジネスメール「署名」の例文

Akira Satou (Mr.)
Sales manager
Overseas Sales Department
ABC Corporation
123 ABC, Shibuya, Tokyo, Japan, 254-9000
A.Satou@example.com
+81(0)3-1234-5678
URL：https://…

英語でのビジネスメールの署名を記載する際は、上記の例文を参考にすると良いでしょう。

また、外国人が日本人の名前で性別を見分けることは難しいため、名前の後には「Mr.」や「Ms.」を付けると親切でしょう。

ビジネス英語メール作成する時の5つのポイントを解説

ビジネスシーンで英語メールを書くとき、なかなか文章が出てこないという経験をした方は多いのではないでしょうか。

日本語でのメール作成と英語ではルールが違うこともあります。

ここでは、ビジネス英語メール作成のコツを5つ紹介します。

①「結論ファースト」で挨拶は短くてOK

ビジネス英語メールを作成する際のコツの1つ目は、「結論ファースト」で挨拶は短く書くという事です。

日本語では、同僚や取引先へのメールは「お世話になっております。」といった挨拶文から始めることがよくあります。

書面でもメールでも、取引先などに送る文書は時候の挨拶から書き始めることが習慣になっている方も、いらっしゃるでしょう。

しかし、メールでの挨拶文を重視しない英語圏では、ビジネスメールでも時候の挨拶は不要です。

日本語で書くメールと違うので、初めは戸惑うこともあるかもしれませんが、慣れていきましょう。

②件名は内容を端的に記載する

ビジネス英語メールを作成する際のコツの2つ目は、件名は内容を端的に記載するという事です。

ビジネス英語メールの件名は、パッと見て内容がすぐにわかるものにしましょう。

メールを送る相手は、日々膨大なメールを受け取っているかもしれません。

受信ボックスのなかであなたが送ったメールが埋もれてしまわないように、わかりやすいタイトルをつけることが重要です。

返信が必要な場合や急ぎの要件のときは、件名の前に"URGENT（緊急）"、"IMPORTANT（重要）"などとつけて目立たせるなどの工夫をすることも効果があります。

③本文は「短く・わかりやすく」を意識する

ビジネス英語メールを作成する際のコツの3つ目は、本文は「短く・わかりやすく」を意識する事です。

ビジネスの英語メール作成のコツ①でも解説した通り、本文は結論から書き始め、回りくどい表現を避けて簡潔な文章で書いていきましょう。

そのため、日本語で書いたメールと比べると、ビジネス英語メールは同じ内容でもかなりスッキリした見た目になるでしょう。

短く・わかりやすいメールは短時間で読めるうえ、相手との間で内容の誤解が生まれにくくなるメリットもあります。

スマホでメールチェックしやすい短さを意識する

今の時代はほとんどの方がスマホを持っており、仕事上のメールチェックもスマホで済ませる方は珍しくありません。

しかし、パソコンと比べると画面が小さいスマホでは長い文章は読みにくいと感じる方は少なくないでしょう。

ビジネス英語メールを書くときは相手がスマホでメールチェックをしている可能性を考え、一文の長さを短くしたり、適度に改行を入れたりするのも効果的です。

④「丁寧」な表現を心掛ける

ビジネス英語メールを作成する際のコツの4つ目は、「丁寧」な表現を心掛けることです。

簡潔に記載するということを意識しながらも、相手への敬意を忘れてはいけません。

丁寧な表現をビジネスメールで用いて、相手との信頼関係を築けるようにしましょう。

⑤正確な情報を伝える

ビジネス英語メールを作成する際のコツの5つ目は、正確な情報を伝えることです。

相手との適切な信頼関係を構築するためにも、間違った情報を相手に伝えないように気を付けましょう。

メールを相手に送る際には、期日や時間、場所等の情報が間違えていないのかを確認すると良いでしょう。

【シーン別】ビジネス英語メールの例文を紹介

この章では、シーン別にビジネスメールの文例を紹介します。

どれもすぐに使える表現ばかりになっています。

今回紹介するビジネスシーンは以下の通りです。

ここからは、それぞれのビジネスシーン別に文例を紹介していきます。

「依頼」のメール

「依頼」をする際のメール文例は以下の通りです。

「依頼」のメールの文例

"We would appreciate it if you would provide us with more detailed information about the products/services that you offer."
→貴社の製品・サービスに関するより詳細な情報を頂けますでしょうか。

"We would appreciate it if you would advise us on the current status of the project."
→担当プロジェクトの現状について教えて頂けますでしょうか。

「～が欲しい」「～について知りたい」などの依頼をする際には、上記の例文を参考にしてみてはいかがでしょうか。

「緊急の依頼」をする時の文例

トラブルが起きて早めに対処してほしいときのメールの例文です。

「緊急の依頼」をする時の文例

"I’m sorry for disturbing you during the holidays."
→休日に失礼いたします

"There are SECURITY ISSUES on the website which we should fix immediately."
→緊急に修正すべきセキュリティ上の問題がウェブサイトで発生しました。

お願いする時間帯が相手の休日の場合、緊急対応を依頼することを謝罪しつつ、対処可能かどうかを確認すると良いでしょう。

「アポイントメント」のメール

「アポイントメント」をする際のメール文例は以下の通りです。

「アポイントメント」のメールの文例

"I’m writing to you because we would like to set up an appointment to introduce our products."
→この度は弊社の製品をご紹介したく、ご訪問させていただければと思いご連絡いたしました。

"We would be delighted if you could spare some of your time to meet with us."
→是非ご面会の機会を頂ければ幸いです。

アポイントメントを取る際には、上記の例文を参考にしてみてはいかがでしょうか。

また、"We would appreciate it if you could ～"「もし～して頂ければ幸いです。」の言い回しはビジネスシーンでは定番のフレーズのため覚えておくと便利でしょう。

「スケジュール調整」のメール

「スケジュール調整」のメールを送る際の文例は以下の通りです。

「スケジュール調整」のメールの文例

"Please advise your convenient dates and timings as below, and I will adjust accordingly."
→下記日時で、ご都合のよい日時がありましたら調整させていただきたく思います。

「スケジュール調整」のメールを送る際には、上記の例文を参考にしてみてはいかがでしょうか。

また、日程調整をする際には、相手の都合が良い日を提示して頂けるように簡潔に提案することを心がけると良いでしょう。

「問い合わせ」のメール

「問い合わせ」のメールを送る際の文例は以下の通りです。

「問い合わせ」のメールの文例

"Inquiry about Project ABC Budget"
→プロジェクトABCの予算に関する問い合わせ

"We would like to inquire about your new product."
→貴社の新製品についてお伺いしたいです。

「問い合わせ」のメールを送る際には、上記の例文を参考にしてみてはいかがでしょうか。

「ご案内」のメール

「ご案内」のメールを送る際の文例は以下の通りです。

「ご案内」のメールの文例

"We would like to invite you to the exhibition at XX on May 13."
→5月13日にXXで開かれる展示会へ招待します。

"We are pleased to inform you that our new product will be released next month."
→来月発売される新製品についてお知らせします。

このように、なるべくフォーマルな表現を使い、丁寧に情報を知らせましょう。

「報告」のメール

「報告」のメールを送る際の文例は以下の通りです。

「報告」のメールの文例

"Below is the update regarding the new project."
→下記は新規プロジェクトの進捗状況です。

"I wanted to tell you that we have launched our new product."
→我々は、新しい製品の販売を開始したのでご連絡したいと思います。

"We’re sorry, but we can’t participate in the meeting on May 1st."
→すみませんが、5月1日のミーティングに出席できません。

「報告」のメールを送る際には上記の文例を参考にしてみてはいかがでしょうか。

また、先方に報告をする際には、良い内容と悪い内容で文章の書き出しが異なるため、注意するようにしましょう。

「謝罪」のメール

「謝罪」のメールを送る際の文例は以下の通りです。

「謝罪」のメールの文例

"We are sorry for the delayed delivery."
→納期が遅れ、申し訳ございません。

"Please accept our apologies for any inconvenience caused."
→ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

「謝罪」のメールを送る際には上記の文例を参考にしてみてはいかがでしょうか。

返信が遅れた際や、苦情などのクレームを受けた際には、しっかりと謝罪をするようにしましょう。

「返事を催促する」メール

「返事を催促する」メールの文例は以下の通りです。

「返事を催促する」メールの文例

"Please reply by the end of this week."
→今週中に返信してください。

"Your quick reaction is highly appreciated."
→素早い回答をお待ちしています。

ビジネスシーンにおいて、催促をお願いするシーンは多くあるので、良い機会にして様々な表現を試してみることをおすすめします。

英語でビジネスメールを書く際の注意点について

英語でビジネスメールを書く際にはいくつかの注意するべきポイントがあります。

間違った文章で相手に失礼のないよう、しっかりとポイントを押さえておくようにしましょう。

覚えておくべき、英語でビジネスメールを書く際の注意点は以下の通りです。

「Please」の使い方

英語でビジネスメールを書く際の注意点の1つ目は、「Please」の使い方です。

日本人は「Please」を文章に付けると丁寧な文章になると思いがちですが、実際はあまり丁寧な表現ではありません。

「Please」を用いた命令文の場合、相手が依頼内容を行ってくれる前提であるという意味が含まれているため、相手によっては不快に感じる場合があります。

そのため、相手に何かをお願いしたい場合は、丁寧な言い回しである「Would you～?」や「I wonder if you could～」などの表現を用いるようにしましょう。

省略形を多用しない

英語でビジネスメールを書く際の注意点の2つ目は、省略形を多用しない事です。

英語には様々な省略形が存在しますが、多用しすぎると相手に雑な印象を与えてしまう場合があります。

そのため、できるだけ省略形の表現を使用するのは控えるようにしましょう。

直接的な否定表現を使わない

英語でビジネスメールを書く際の注意点の3つ目は、直接的な否定表現を使わない事です。

直接的な否定表現を使用すると、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、直接的な否定表現は控えることが好ましいでしょう。

否定表現を使う場合には「no」や「not」といった直接的な表現を使うのではなく、「not be able to」など少し遠回しな表現を使用するようにしましょう。

まとめ

今回はビジネスシーンでの英語メールの作り方について紹介しました。

できるだけ簡潔に書くことや自己紹介をするなどのルールを把握し、よく使われる表現を覚えておくと、英語のビジネスメールも早く作れるようになるでしょう。

ビジネス英語メールを使って海外の方とやり取りすることは、自分の英語力を試し、生きた英語を学ぶチャンスになります。

この記事を参考に、使える英語力を身につけましょう。