ビジネスシーンで英語電話対応するとき、「何を話せばいいのか分からない。」「緊張して言葉が詰まってしまう。」
以上のような悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、英語電話対応の重要性、電話を受ける際の定番フレーズ、電話をかける際の定番フレーズについて紹介いたします。
本記事を読むことで、あなたの英語電話対応の質を上げることができるはずです。
電話は、直接コミュニケーションが取れること、対応・解決が早いことから、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールの1つです。
グローバル化によって、英語での電話対応の機会も増えていることからも、英語電話対応の重要性が分かるだろう。
電話は、相手の表情やジェスチャーなどの視覚情報がないため、音声のみで理解しなければいけません。
そのため、英語に慣れていないと理解できるか、不安に感じる方も多いでしょう。
そして、その理解できるか分からない不安が、緊張につながるのです。
緊張してしまう原因の1つが慣れていないことです。
普段から英語に触れる機会、場数が少ない状態で、突然の英語の電話対応は、誰でも不安に思うはずです。
「理解できなかったらどうしよう」そんな不安が緊張につながります。
英語の電話対応でよく使うフレーズを知らずに電話対応をすると、「理解できないことがあったらどうしよう」「スムーズに返答できなく無言になったらどうしよう」という不安に陥ります。
その不安が緊張の原因となります。
英語の電話対応で緊張してしまう原因としては、「場数が足りない」「よく使うフレーズを知らない」の2つが考えられます。
今回は、この2つの原因の対策方法をそれぞれご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
英語を話す場数を増やすためには、実践する場が必要になります。
普段の生活の中では、なかなか英語を使用する機会を作ることは難しいため、英会話教室に通うなど、英語を話す機会を自ら作ることが大切です。
英語での電話対応には、基本のパターンがあります。
そのため、まずは基本のパターンに応じた定番のフレーズを事前に覚えておくことが大切です。
そうすることで、緊張することなくスムーズに電話対応することができます。
グローバル化社会のビジネスシーンにおいて電話の英語対応は、欠かせないコミュニケーション手段である
英語の電話対応で緊張してしまう原因は、「場数が足りないこと」「よく使うフレーズを知らないこと」である
英語の電話対応で緊張しない対策法は「英会話教室に通い英語に慣れること」「よく使うフレーズを覚えること」である
英語の電話対応には、定番のフレーズがあります。
電話を受け取って出る時から電話を切るまで、一連の流れで使う定番のフレーズを覚えておくことで、電話対応の際に、焦ることなく落ち着いてスムーズに返答することができます。
電話を受け取る側での頻出パターンを7つ紹介します。
それでは、1つずつ見ていきましょう。
電話に出る時の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| Thank you for calling 〇〇. This is 〇〇 speaking. How can I help you? | お電話ありがとうございます。〇〇です。どのようなご用件でしょうか？ |
| Hello,〇〇 speaking. How can I help you? | |
| Hello,〇〇 speaking. May I help you? |
「How can I help you?」でも意味は通じますが、ビジネスシーンでは、より丁寧な「May I help you?」を使うべきです。
相手の氏名や会社名を聞く時の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| May I have your name please? | お名前を伺ってもよろしいでしょうか？ |
| Can I have your company name, please? | 御社名を教えていただけますか？ |
| I’m sorry, could I have your name again? | 申し訳ありませんが、もう一度お名前を伺えますか？ |
聞き取れなかった場合には、きちんと聞き返すことも大切です。
担当者を確認する時の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| Who would you like to speak to? | 誰におかけですか？ |
| Who are you calling, please? | |
| There are two 〇〇s here. Do you know which department he belongs to? | 〇〇は2人おりますが、所属部署はご存知ですか？ |
同じ名前の方が2人いる場合もあるため、確実に取り次ぐためにも、所属部署も特定しておくと良いでしょう。
担当者に取り次ぐ時の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| I'll transfer you to the person in charge. | 担当者におつなぎします。 |
| I’ll put you through to 〇〇. | 〇〇におつなぎします。 |
| Let me transfer you to 〇〇. | 〇〇におつなぎします。 |
〇〇に人の名前ではなく、会社の部署名が入る場合には、「the」が必要なので覚えておきましょう。
担当者が不在の時の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| I’m afraid she is out right now. | すみません、ただいま外出中です。 |
| Would you like to leave a message? | ご伝言を承りましょうか？ |
| Would you like her to call you back later? | あとで折り返しさせましょうか？ |
担当者が不在の場合には、伝言をもらっておくか、折り返しの電話をするかを確認しておきましょう。
電話を切る時の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| Is there anything I can help? | 他にご用件はございますか？ |
| Thank you for calling. | お電話ありがとうございました。 |
| Have a nice day. | よい一日を。 |
電話を切る前には、他に要件がないかどうかを確認して、気持ちの良い挨拶をして電話を終わらせましょう。
少し待ってもらう時の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| Just a moment, please. | 少々お待ちください。 |
| Please hold for just a minute. | |
| If you could hold for a moment. |
担当者へ取り次ぐ時や電話を保留する時など、相手を待たせてしまう時に使用します。
電話を受け取ってから切るまでの定番フレーズを覚えるべきである>
スムーズに電話対応するためにも7つの頻出パターンはおさえておくべきである
電話での対応時にスムーズに出てくるようにしておくべきである
電話をかける時も、電話を受け取る時と同様に、定番のフレーズがあります。
電話をかける際から電話を切るまで、一連の流れで使う定番のフレーズを覚えておくことで、電話をかける際に、焦ることなく落ち着いてスムーズに話すことができます。
電話をかける側での頻出パターンを6つ紹介します。
それでは、1つずつ見ていきましょう。
相手が電話を受け取った際の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| Hello, this is 〇〇. | もしもし、〇〇です。 |
| Hello, My name is 〇〇. | |
| Hello, this is 〇〇 from 〇〇 corporation. | お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 |
冒頭の「Hello」は、時間帯に応じて、「Good morning」や「Good afternoon」、「Good evening」に変更しましょう。
担当者に取り次いでもらう際の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| Is 〇〇 there? | 〇〇さんはいますか？ |
| May I speak to 〇〇? | 〇〇さんはいらっしゃいますか？ |
| I would like to speak to 〇〇 please. | 〇〇さんとお話したいです。 |
ビジネスシーンでは、「May I speak to 〇〇?」や「I would like to speak to 〇〇 please.」の言い回しを使うのが良いでしょう。
担当者が不在の場合の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| Can I leave a message? | 伝言をお願いできますか？ |
| Could you tell him I called? | 電話があったことをお伝えいただけますか？ |
| Could you tell him to call me back when he returns? | 戻りましたら折り返しお電話をいただきたいとお伝え願えますか？ |
担当者が不在の場合には、こちらから伝言を伝えていただくか、折り返し電話をいただくのか、提案できるように定番フレーズを覚えておくと良いでしょう。
用件を伝える際の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| I’m calling to 〇〇（動詞）. | 〇〇の件でお電話差し上げました。 |
| I’m calling about 〇〇（名詞）. | |
| I would like to discuss 〇〇. | 〇〇についてご相談したいです。 |
「I’m calling〜」のフレーズでは、「to」の後には動詞、「about」の後には名詞が入ります。
なるべく用件は、最初に簡潔に示しましょう。
電話を切る際の定番フレーズは以下になります。
| 定番フレーズ | 和訳 |
|---|---|
| It was nice talking to you. | お話できてよかったです。 |
| Thank you for taking the time to speak with me. | お話しするお時間をいただきありがとうございました。 |
| Okay, thank you for your time. Goodbye. | お時間ありがとうございました。では失礼します。 |
では失礼します。
電話を切る際には、必ずお礼を入れて、気持ち良く相手との電話を終えることのできるように定番のフレーズを覚えておきましょう。
電話をかけてから切るまでの定番フレーズを覚えるべきである
スムーズに電話対応するためにも6つの頻出パターンはおさえておくべきである
電話をかける際にスムーズに出てくるようにしておくべきである
電話は、直接コミュニケーションが取れること、対応・解決が早いことから、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールです。
昨今は、グローバル化によって、ビジネスシーンにおける英語での電話対応の機会が増えています。
英語の電話対応は、相手の視覚的情報がなく、音声だけで理解をしなければなりません。
すると、英語に慣れていない人にとっては、理解できるか不安になり、その不安が緊張につながることでしょう。
そんな不安や緊張を解消するためには、英語に触れる場数を増やして英語に慣れたり、電話の際の定番フレーズをおさえたりすることが大切です。
まずは、できることからで良いので始めてみましょう。
英語の電話対応は、グローバル化でのビジネスシーンに欠かせないツールである
英語の電話において、理解できるかどうか不安な状態が緊張につながるのである
英語の電話で緊張しないためには、英語に慣れ、定番のフレーズを覚えるべきである
「英語の電話対応」に関してよくある質問を集めました。
電話の場合、相手の表情やジェスチャーなどの視覚情報がありません。そのため、音声のみで理解しなければなりません。しかし、「英語に慣れていないため理解できるか不安」「電話対応でよく使うフレーズを知らないため、理解するまでに時間がかかりスムーズに返答できるか不安」そんな不安が、英語の電話対応の緊張する原因になります。
英語の電話対応に緊張しないためには、「英語に触れる場数を増やして、英語に慣れること」「電話対応でよく使うフレーズを覚えて、スムーズに返答できるようになること」が大切です。そのためには、英会話教室に通い、英語に触れる機会を作ることや電話対応の定番フレーズを覚えることをする必要があります。